Hướng dẫn định dạng form trong Access 2016

Sau quá trình tạo lập form, bạn có thể thay đổi cách thức form trình bày theo ý muốn. Việc định dạng lại form sẽ giúp cơ sở dữ liệu gốc trở nên thống nhất và trông chuyên nghiệp hơn. Chúng thậm chí đôi khi còn khiến việc sử dụng form trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn. Thông qua các công cụ định dạng trong Access, bạn hoàn toàn có thể thay đổi hình thức bên ngoài của form theo ý muốn.

Trong bài viết này, bostonenglish sẽ hướng dẫn bạn cách thêm các phím điều khiển, thay đổi bố cục định dạng form, thêm logo và ảnh minh họa cũng như thay đổi màu chữ cũng như font chữ cho form.

form trong access là gì

form trong access là gì

Bạn đang xem: Hướng dẫn định dạng form trong Access 2016

Bảng trong Access

Trong phạm vi hướng dẫn này, bạn đã biết rằng CSDL là tập hợp dữ liệu được tổ chức thành nhiều danh sách kết nối với nhau. Trong Access tất cả dữ liệu được lưu trữ trong bảng, bảng là trung tâm của CSDL. Bảng được tổ chức thành các cột dọc và hàng ngang.

Bảng trong Access
Ví dụ về một bảng trong Excel

Các hàng được gọi là record (bản ghì) và các cột là field (trường). Một trường không chỉ là một cột, đó là cách để tổ chức thông tin theo loại dữ liệu. Mỗi mẩu thông tin trong trường là cùng loại. Ví dụ: Mọi mục trong trường First Name sẽ là tên, và mọi mục được nhập trong trường Street Address là địa chỉ.

Trường trong Access 2016
Trường trong Access 2016

Tương tự, một bản ghi không chỉ là một hàng, nó là một đơn vị thông tin, mỗi ô trong một hàng nhất định chính là một phần của bản ghi của hàng đó.

Bản ghi trong Access 2016
Bản ghi trong Access 2016

Hãy chú ý tới cách mà mỗi bản ghi giao nhau với các trường. Dù thông tin trong mỗi bản ghi được tổ chức thành các trường, nó vẫn thuộc về các thông tin khác trong bản ghi đó. Ví dụ: số ID xác định một bản ghi nhất định, số ID của bản ghi sẽ đề cập đến tất cả các thông tin có trong hàng đó.

Bản ghi và trường trong Access 2016

Các bảng dùng để lưu trữ những thông tin có liên quan chặt chẽ đến nhau. Giả sử bạn có một cửa hàng bánh mì, một CSDL bao gồm bảng với tên, thông tin khách hàng (số điện thoại, địa chỉ, emal). Vì những thông tin này bao gồm tất cả chi tiết về khách hàng nên bạn lưu chúng trong cùng một bảng. Mỗi khách hàng được đại diện bởi một bản ghi duy nhất và mỗi loại thông tin về những khách hàng đó được lưu trữ trong trường riêng của chúng. Nếu muốn thêm bất kỳ thông tin nào nữa như ngày sinh nhật của khách hàng chẳng hạn, bạn chỉ cần tạo thêm một trường mới trong cùng bảng đó.

Nếu bảng giúp lưu trữ tất cả dữ liệu thì 3 đối tượng khác là form, truy vấn và báo cáo cho phép bạn làm việc với bảng. Mỗi đối tượng này sẽ tương tác với các bản ghi được lưu trữ trong bảng CSDL của bạn.

Form trong Access

Form (Biểu mẫu) được sử dụng để nhập, chỉnh sửa, xem bản ghi. Bạn có thể phải điền form nhiều lần khi đăng nhập website, đăng ký học,… Lý do form được sử dụng thường xuyên như vậy là vì nó là cách dễ nhất để hướng dẫn người dùng nhập đúng dữ liệu. Khi điền thông tin trong form Access, dữ liệu sẽ được nhập vào đúng theo định dạng mà người thiết kế CSDL mong muốn: Trong một hoặc nhiều bảng liên quan.

Form trong Access 2016
Form trong Access 2016

Form giúp nhập dữ liệu dễ dàng hơn. Làm việc với các bảng lớn có thể gây nhầm lẫn và đặc biệt khi các bảng kết nối với nhau, bạn có thể phải nhập bộ dữ liệu nhiều hơn một lần. Tuy nhiên, với form, có thể nhập dữ liệu vào nhiều bảng cùng lúc, tất cả ở cùng một chỗ. Các nhà thiết kế CSDL có thể đặt thêm hạn chế trên những form riêng biệt để đảm bảo tất cả dữ liệu cần thiết được nhập đúng định dạng. Nhìn chung, form giúp cho dữ liệu thống nhất, có tổ chức và đó là điều cần thiết cho một CSDL chính xác, mạnh mẽ.

Truy vấn trong Access

Truy vấn (Query) là cách để tìm kiếm, biên dịch dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng. Thực hiện truy vấn cũng giống như hỏi một câu hỏi chi tiết về CSDL vậy. Khi tạo truy vấn trong Access, bạn đang xác định các điều kiện tìm kiếm cụ thể để tìm chính xác dữ liệu mình muốn.

Truy vấn mạnh hơn so với những tìm kiếm đơn giản mà bạn thực hiện trên bảng rất nhiều. Dù tìm kiếm có thể giúp tìm thấy tên của một khách hàng trong danh sách, nhưng nếu thực hiện truy vấn thì có thể tìm thấy tên và số điện thoại của nhiều khách hàng đã mua hàng trong tuần qua. Truy vấn được thiết kế tốt có thể cung cấp thông tin mà bạn không thể tìm thấy chỉ bằng cách nhìn vào các bảng trong CSDL.

Truy vấn trong Access 2016
Minh họa về một truy vấn trong Access 2016

Báo cáo trong Access

Báo cáo (Report) cung cấp cho bạn khả năng trình bày dữ liệu trong một bản in. Nếu đã từng nhận được bản in của máy tính về lịch học, hóa đơn mua hàng, thì đó chính là một báo cáo CSDL. Báo cáo rất hữu ích, vì chúng cho phép trình bày các thành phần của CSDL dưới dạng dễ đọc. Thậm chí có thể tùy chỉnh sự xuất hiện của báo cáo để làm nó hấp dẫn, trực quan hơn. Access cung cấp cho phép tạo báo cáo từ bất kỳ bảng hay truy vấn nào.

Báo cáo trong Access 2016
Báo cáo trong Access 2016

Sự kết hợp của bảng, form, truy vấn, báo cáo

Dù có thể hiểu rõ cách các đối tượng được sử dụng thì ban đầu bạn vẫn sẽ hơi mơ hồ về cách chúng kết hợp cùng nhau như thế nào. Tất cả các đối tượng này làm việc với cùng một dữ liệu. Mỗi mẩu dữ liệu mà truy vấn, form, báo cáo sử dụng được lưu trữ trong một bảng CSDL.

Sự kết hợp của bảng, form, truy vấn, báo cáo
Sự kết hợp của bảng, form, truy vấn, báo cáo

Form cho phép thêm dữ liệu vào bảng và xem dữ liệu đã có. Báo cáo trình bày dữ liệu từ các bảng và truy vấn, sau đó tìm kiếm, phân tích dữ liệu trong các bảng tương tự.

Những mối quan hệ này nghe có vẻ phức tạp, nhưng chúng phối hợp với nhau rất tốt và tự nhiên mà chúng ta thường không chú ý khi sử dụng chung.

Ví dụ về việc bạn tìm kiếm một cuốn sách trong thư viện chẳng hạn, sẽ như thế này:

Ví dụ về tìm kiếm sách ở thư viện
Ví dụ về tìm kiếm sách ở thư viện

Khi tìm kiếm, bạn sẽ nhập các cụm từ tìm kiếm vào form, tạo và chạy truy vấn theo yêu cầu. Khi truy vấn kết thúc việc tìm kiếm bản ghi trong bảng CSDL phù hợp với yêu cầu, bạn sẽ nhận được một báo cáo. Báo cáo này thu thập thông tin từ truy vấn bạn đã thực hiện và các bảng liên quan, trong trường hợp này là danh sách sách phù hợp với cụm từ tìm kiếm của bạn. Có thể biểu diễn sự kết nối giữa các đối tượng ấy như sau:

See also  Erc Là Giấy Chứng Nhận đăng Ký Doanh Nghiệp Tiếng Anh Là Gì | Bostonenglish.edu.vn

Mô tả sự kết hợp của form, truy vấn, bảng, báo cáo trong Access
Mô tả sự kết hợp của form, truy vấn, bảng, báo cáo trong Access

Định dạng form

Trong Access có rất nhiều tùy chọn định dạng đa dạng để bạn có thể thiết kế form theo ý mình muốn. Trong số các tùy chọn thiết lập dưới đây, ngoài một số tùy chọn riêng có sẵn trong từng form chẳng hạn như các phím điều khiển, thì phần lớn các nội dung khác đều khá quen thuộc với bạn.

Phím điều khiển

Nếu bạn muốn hỗ trợ người dùng có thể thực hiện nhanh một số tác vụ đơn giản thì hãy thử thêm các phím điều khiển vào form. Với mỗi phím điều khiển được thêm vào, bạn đồng thời gán chức năng tự động kích hoạt một tác vụ nào đó mỗi khi người dùng click vào phím điều khiển ấy. Nhờ vậy mà form trở nên thân thiện và dễ sử dụng hơn.

Access hỗ trợ khá nhiều phím điều khiển khác nhau, nhưng tựu chung lại ta có thể chia thành các nhóm sau:

  • Nhóm phím điều khiển chức năng tìm kiếm định vị bản ghi (Record Navigation), có chức năng hỗ trợ người dùng truy cập các bản ghi có sẵn của cơ sở dữ liệu
  • Nhóm phím điều khiển chức năng chạy bản ghi (Record Operation), có chức năng hỗ trợ người dùng thực hiện các tác vụ như sao lưu và in bản ghi
  • Nhóm phím điều khiển chức năng chạy form (Form Operation), có chức năng hỗ trợ người dùng mở nhanh hoặc đóng nhanh 1 form bất kỳ, in form đang hoạt động hay thực hiện các tác vụ khác
  • Nhóm phím điều khiển chức năng chạy báo cáo (Report Operation), hỗ trợ nhanh các tác vụ như xem trước báo cáo hoặc gửi báo cáo trích xuất từ bản ghi qua thư điện tử.

Để thêm 1 phím điều khiển vào trong form, ta làm như sau:

Bước 1: Trong cửa sổ Form Layout, chọn tab Design, sau đó tìm đến phần Controls

Bước 2: Click vào lệnh Button

Bước 3: Lựa chọn vị trí bố trí phím điều khiển trong form, sau đó click chuột

Bước 4: Lúc này trình chức năng Command Button Wizard sẽ xuất hiện. Trong cột Categories, lựa chọn nhóm phím điều khiển mà bạn muốn thêm vào. Vì ta cần một phím điều khiển có chức năng chuyển nhanh giữa các bản ghi khác nhau nên ta sẽ chọn phần Record Navigation.

Bước 5: Trong danh sách các tác vụ ở cột Actions sẽ xuất hiện tương ứng với nhóm phím điều khiển mà bạn đã chọn. Lựa chọn tác vụ mà bạn cần và sau đó click Next. Trong ví dụ này, ta sẽ lựa chọn chức năng tìm bản ghi (Find Record)

Bước 6: Bạn có thể tùy chỉnh để phím điều khiển sẽ ở dạng ký tự hay ở dạng hình minh họa. Bạn hoàn toàn có thể xem trước hình dạng của phím điều khiển ở khung bên trái

Bước 7: Để thêm ký tự chữ, lựa chọn tùy chọn Text, sau đó điền từ hoặc cụm từ mà bạn muốn vào ô trống

Bước 8: Để thêm ảnh minh họa, lựa chọn tùy chọn Picture. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng ảnh mặc định cho phím điều khiển hoặc lựa chọn ảnh khác. Click vào hộp kiểm “Show All Pictures” để lựa chọn biểu tượng minh họa khác hoặc bấm phím Browse thêm chèn thêm các ảnh khác trong máy của bạn

Bước 9: Sau khi đã hoàn tất việc thiết lập định dạng cho phím điều khiển, click vào Next

Bước 10: Đặt tên cho phím điều khiển. Tên gọi của phím sẽ không xuất hiện trên form nhưng bằng cách đặt tên cho phím thì bạn sẽ dễ dàng tìm kiếm và chỉnh sửa thiết lập cho nó bằng Property Sheet. Sau khi đặt tên xong, click Finish để hoàn tất.

Bước 11: Chuyển sang chế độ xem Form view để thử kiểm tra hoạt động của phím điều khiển mới được thêm vào. Khi click vào phím Search thì hộp thoại Find and Replace sẽ được khởi động lên.

Lưu ý: Một số người dùng phản hồi rằng trong quá trình định dạng form thì Access gặp phải một số lỗi không đáng có. Nếu bạn gặp phải lỗi khi đang thực hiện tác vụ trong chế độ xem Layout, hãy thử chuyển sang chế độ xem Design.

Cách chỉnh sửa bố cục của form

Khi tạo lập form, Access sẽ tự động sắp xếp bố cục các phần theo vị trí mặc định trong đó các trường nội dung được xếp chồng lên nhau với chiều rộng tương đương. Mặc dù bố cục kiểu này rất thuận tiện và hiệu quả nhưng đôi khi nó không thực sự phù hợp với dữ liệu mà bạn cần thu thập. Chẳng hạn trong ví dụ dưới đây, ta có thể thấy rất nhiều trường trong số đó còn thừa khá nhiều khoảng trống, lý do là bởi dữ liệu được nhập vào không thực sự phức tạp và chiếm khá ít diện tích.

Dữ liệu sẽ hợp với form hơn nếu như ta có thể điều chỉnh các trường cũng như các phím điều khiển có kích cỡ nhỏ đi hoặc thậm chí là xếp chúng nằm cạnh nhau. Tuy vậy, do ảnh hưởng của bố cục mặc định mà bạn không thể xếp các trường nằm cạnh nhau cũng như căn chỉnh kích cỡ từng trường hoặc từng phím điều khiển mà không làm thay đổi toàn bộ các nội dung khác. Lý do là bởi Access bố trí các thành phần trong form theo định dạng hàng và cột. Vì vậy, nếu bạn cố gắng thay đổi kích thước của 1 trường thì vô hình chung bạn cũng đang căn chỉnh chiều ngang và dọc của cột chứa trường đó.

Để có thể tự do thay đổi kích thước cũng như vị trí của các trường theo ý muốn, bạn cần phải chỉnh sửa bố cục mặc định của form. Chẳng hạn, nếu như bố cục mặc định chỉ cho phép xuất hiện 2 cột dữ liệu, một cột chứa tên tiêu đề các trường và một cột khác chứa các trường nhập liệu, ta cần phải tạo thêm 1 cột dữ liệu mới để có thể xếp 2 trường bất kỳ nằm cạnh nhau.

Ta có thể thực hiện được điều này bằng cách sử dụng tab Arrange, trong đó có chứa các công cụ hỗ trợ cần thiết để chỉnh sửa bố cục. Nếu bạn đã từng có kinh nghiệm tạo và chỉnh sửa bảng biểu trong Microsoft Word, chắc hẳn bạn đã quen với cách sử dụng các công cụ này.

Để căn chỉnh kích cỡ các thành phần trong form, ta làm như sau:

Bước 1: Chuyển sang chế độ xem Layout

Bước 2: Lựa chọn trường hoặc phím điều khiển mà bạn muốn căn chỉnh kích thước, sau đó rê chuột xung quanh phần viền của nó. Lúc này con trỏ chuột sẽ chuyển thành dạng mũi tên 2 chiều

Bước 3: Click và rê chuột sang hai bên để căn chỉnh kích thước theo ý muốn

Bước 4: Lúc này bạn đã căn chỉnh kích thước thành công.

Để dịch chuyển vị trí các thành phần trong form, ta làm như sau:

Bước 1: Nếu cảm thấy cần thiết, bạn có thể thêm các cột và hàng mới để tạo thêm khoảng trống cho các trường và phím điều khiển mà bạn muốn dịch chuyển, bằng cách sử dụng lệnh Insert có trong phần Rows & Columns. Ví dụ, ta muốn chuyển trường Last Name (tên họ) sang bên phải trường First Name (tên), cho nên ta phải tạo thêm 2 cột dữ liệu mới phía bên phải, một cột chứa tên tiêu đề các trường và một cột khác chứa chính các trường nhập liệu đó. Để làm được điều đó, ta click 2 lần vào lệnh Insert Right.

See also  Hướng dẫn 3 cách tính trung bình trên excel 2017, 2010, 2013, 2016 | Bostonenglish.edu.vn

Bước 2: Click và kéo rê trường hoặc phím điều khiển mà bạn muốn sang vị trí khác. Nếu bạn dịch chuyển vị trí của 1 trường, lưu ý là bạn vẫn cần phải dịch chuyển cả tên tiêu đề của nó nữa.

Bước 3: Lặp lại các bước trên cho bất cứ trường hoặc phím điều khiển nào khác mà bạn muốn dịch chuyển

Lưu ý: Nếu bạn muốn trường nội dung của mình chiếm nhiều hơn hoặc ít hơn diện tích trung bình của 1 cột, bạn có thể sử dụng lệnh Merge và Split. Lệnh Merge sẽ gộp 2 hay nhiều ô vào làm 1, còn lệnh Split thì ngược lại, tách 1 ô thành nhiều ô nhỏ hơn. Chẳng hạn như ví dụ này, lệnh search ở trên cùng được bố trí trong 1 ô tính đã được sát nhập (merge), trong khi lệnh New Customer ở dưới cùng lại nằm trong ô tính đã được tách (split).

Trong thời đại ngày nay, ai ai cũng nghĩ rằng nếu có ngày mình rơi vào tình cảnh cận kề cái chết và được nói lời trăng trối cuối cùng, họ sẽ lựa chọn những câu châm ngôn ngắn gọn, súc tích nhưng yếu ớt để căn dặn người ở lại. Nếu bạn đủ may mắn, những lời nói đó sẽ được người thân ghi nhớ trong lòng thay vì lạc trôi vĩnh viễn vào dòng chảy của quá khứ.

Ấy vậy mà trường hợp của giáo sư … lại là một ngoại lệ đặc biệt. Tháng 9 vừa rồi chứng kiến buổi nói chuyện thân mật đến kỳ diệu giữa sinh viên ĐH Carnegie mellon tại thành phố Pittburghs với một chuyên gia tin học còn rất vô danh trước đó. Nhờ có sự trợ giúp của công nghệ, thay vì trôi dần theo dĩ vãng thì bài nói chuyện đó lại được hàng triệu người theo dõi cùng một lúc. Nó đã thay đổi cuộc đời họ, lay động những chính trị gia quyền lực nhất nước Mỹ, và hiện giờ đang trên con đường trở thành một hiện tượng kỳ lạ của ngành xuất bản.

Các chức năng định dạng khác

Thêm logo hoặc hình ảnh cho form có thể giúp nâng cao chất lượng trình bày của cả form, tương tự như việc áp dụng màu sắc chủ đạo và font chữ mới.

Thay đổi màu sắc và font chữ cho các thành phần trong form

Để tùy chỉnh sâu hơn nữa cách trình bày của form, ta có thể thay đổi từng màu sắc cũng như font chữ khác nhau cho từng trường nội dung, phím điều khiển, tiêu đề và các thành phần khác trong form. Cách làm này đặc biệt hiệu quả nhất là khi bạn muốn áp dụng các nét thiết kế mới lạ về màu sắc và font chữ cho form nhưng không muốn áp dụng toàn bộ thiết lập này cho cả cơ sở dữ liệu chung.

Chẳng hạn như ví dụ dưới đây, ta có thể chỉnh sửa font chữ của tiêu đề form. Ta cũng sẽ tùy chỉnh màu viền và màu nền của các trường nội dung trong form, tương tự là các phím điều khiển nữa.

Tất cả các tùy chỉnh trên đều có thể được sử dụng tương tự như cách bạn chỉnh sửa hình vẽ trong Word hoặc các chương trình soạn thảo khác trong bộ Office. Chỉ cần click chọn đối tượng cần chỉnh sửa trong cửa sổ Layout hoặc Design, sau đó tận dụng các công cụ định dạng ở thanh tab Format để tùy chỉnh cách trình bày theo sở thích.

Tạo Single Form

Single Form hiện thị một record tại một thời điểm. Từ Navigation Panel bấm chọn Table/Query cần làm nguồn cấp dữ liệu cho Form. Sau đó chọn menu Create, chọn Form. Form mới tạo ra, hiện thị ở dạng Layout View.

Có thể chọn chế độ Design View 1 2, Ở chế độ này nhấn phải chuột vào khu vực Form chọn Form Properties xuất hiện Property Sheet 3 để chỉnh một số thiết lập cơ bản như:

Form chia làm ba phần, gồm

  • Form header – phần đầu Form, thường trình bày các tiêu đề
  • Detail – phần chính chứa nội dung
  • Form footer – phần cuối form

Tại thẻ Format 4

  • Caption đặt tiêu đề cho Form
  • Width thay đổi chiều rộng
  • Record Selectors bỏ ký hiệu chọn Record

Tại thẻ Data 5

  • Record Source cho biết nguồn dữ liệu (Table/Query)
  • Allow Addition Chon phép thêm record mới hay không
  • Allow Deletions Chon phép xóa record hay không
  • Allow Edits Chon phép sửa record hay không

Tại thẻ Other 6

  • Pop Up Nếu chọn Yes thì là hiện thị ở dạng hộp thoại nổi lên
  • Modal Nếu YES thì cho phép chuyển hộp thoại/cửa sổ khác khi Form đang mở

Khi bấm chọn các điều khiển (Control – các phần tử trong Form) thì cũng có Property Sheet để làm việc với điều khiển đó. Từ đó biết được thông tin về loại control, định dạng hiện thị (màu sắc, chữ), dữ liệu liên kết …

Các Control phát sinh tự động thường bố trị trong một Layout, để loại bỏ nó thì chọn các Control, trên Ribbon chọn Arrange > Remove Layout

Đưa nút lệnh Button vào Form

Chọn Button trong các Controls, đưa chuột vẽ nó vào Form. Cửa số Wizard xuất hiện, chọn hành động muốn thực hiện khi bấm vào nút bấm. Ví dụ, hành động là xóa Record : khi Wizard gợi ý chọn Categories là Record Operations, Action chọn là Delete Record, Tiếp theo nhập tiêu đề nút bấm ở vị trí Text.

Ví dụ mở Form

Tạo Form dạng Datasheet

Form dạng Datasheet, hiện thị các ô lưới để nhập dữ liệu tương tự như bảng tính Excel. Nguồn cấp dữ liệu có thể từ các Query hay các Table. Ví dụ tạo một Query đặt tên là CacLop để làm nguồn dữ liệu như sau:

Query này đơn giản liệt kê lại các trường dữ liệu của bảng LOP, tuy nhiên tạo ra Query sau này để có thể chỉnh sửa lọc dữ liệu. Nó có thể làm Form con trong một Form cha với dữ liệu lọc liên quan.Các Query đó, rồi bấm tạo Form, chọn mục DataSheet, lưu lại và đặt tên Form là CacLop_Sub

Có thể chuyển sang chế độ Design View, tại đây có thể chỉnh tiêu đề cột 1, đặt các thuộc tính cho Control. Kết quả mở Form có dạng 2

 

Thực hành sử dụng Sub Form

Sub Form là một Form con nằm trong Form cha, nó có liên hệ dữ liệu với Record đang biên tập ở Form cha. Ví dụ, Form cha soạn thảo Record về ngành học, thì đồng thời nó hiện thị một Form con là danh sách các lớp học thuộc ngành học đó.

Tạo một Blank Form đặt tên là FormNganhLop, sau đó đặt các thuộc tính:

  • Caption: Các ngành và lớp
  • Record Selector: No
  • Record Source: Chọn bảng NGANH
  • Bật hiện thị Form Header, đặt vào đó một Label, nhập vào dòng chữ CÁC NGÀNH VÀ LỚP, sau đó định dạng sao cho dễ đọc.

Bấm vào nút bấm Add Existing Fields trên Ribbon (Design), kéo các trường hiện thị ở Field List bên phải vào Form gồm các trường NGANHID, TENNGANH, MA, Sonam.

Trong đó NGANHID thiết lập Visible là NO

Thêm vào Form các nút bấm Button, thiết lập là các Command Button với Category/Action thiết lập theo Wizard gồm các nút bấm gồm:

  • Record Navigation > Go to Next Record
  • Record Navigation > Go to Previews Record
  • Record Operations > Delete Record
  • Record Operations > Save Record
  • Record Operations > Add New Record

Tiến hành các bước để đưa Form có sẵn là CacLop_Sub, sẽ chỉnh sửa để ở mỗi Record chính hiện thị danh sách các lớp theo ngành.

Kéo CacLop_Sub vào Form chính, chọn nó 1. Sau đó thiết lập liên kết với Form cha bằng trường liên hệ tại 2, gồm Link Master Fields và Link Child Fields, đó là hai trường liên hệ – NGANHID trong Form chả và NGANHID trong Form con.

Liên kết Control trong Form

Một Control trong Form có thể lấy giá trị của nó viết trong các truy vấn bằng mẫu [Forms]![TênForm]![TênControl]

Ví dụ từng bước thiết kế ra Form phức tạp để hiện thị danh sách học sinh của lớp được chọn. Có một ComboBox để chọn Khóa, khi một khóa được chọn thì danh sách các lớp thuộc khóa đó được liệt kê trong một List Box, khi có chọn lớp trong List Box thì hiện thị danh sách lớp trong một Sub-Form …

See also  Hướng dẫn cách đóng băng cột trong Excel | Bostonenglish.edu.vn

Tạo một Blank Form, đặt tên là FormHocSinhDS, kéo vào đó một ComboBox đặt tên là Khoa, thiết lập dữ liệu cho nó như sau:

  • Row Source Type : Table/Query
  • Row Source: Bấm vào ... để xây dựng Query dữ liệu cho nó.
    SELECT NIENKHOA.KHOAID, NIENKHOA.TenKhoa FROM NIENKHOA;
  • Bound Column: 1
  • Default Value: điền giá trị mặc định khi mở Form (ví dụ 4)
  • Column Count: 2
  • Colunm Widths: 0cm;2.54cm

Tiếp tục đặt vào một List Box, đặt tên Lop, List Box này là danh sách các lớp thuộc Khóa chọn, có các thiết lập như sau:

  • Row Source Type : Table/Query
  • Row Source: Bấm vào ... để xây dựng Query dữ liệu cho nó.
    SELECT LOP.LOPID, LOP.NIENKHOAID, TenCacLop.TENDAYDU
    FROM TenCacLop INNER JOIN LOP ON TenCacLop.LOPID = LOP.LOPID
    WHERE (((LOP.NIENKHOAID)=[Forms]![FormHocSinhDS]![Khoa]));

    Query trên đã tham chiếu dữ liệu ở đoạn =[Forms]![FormHocSinhDS]![Khoa]

  • Bound Column: 1
  • Column Count: 3
  • Colunm Widths: 0cm;0cm;2.54cm

Lúc này nếu chạy lần đầu thì nó sẽ hiện thị đúng danh sách lớp tương ứng với Combo Box Khoa, tuy nhiên khi Form đang mở thì thay đổi Khoa nó chưa cập nhật theo. Để khắc phục:

Bắt sự kiện khi Combo Box thay đổi dữ liệu, tại thuộc tính On Change, bấm vào ... để sinh hàm VBA khi Combo Box đổi giá trị. Trong thủ tục bắt sự kiện này, chỉ cần viết dòng code là yêu cầu Lop nạp lại dữ liệu Me![LOP].Requery, nội dung đầy đủ như sau:

Private Sub Khoa_Change()
    Me![LOP].Requery
End Sub

Khi Khóa được chọn thì Lớp theo khóa hiện thị

Sub Form danh sách học sinh theo lớp

Tạo một Sub Form danh sách học sinh dạng DataSheet, với nguồn dữ liệu bảng học sinh, đặt tên là HocSinhLop

Ở phần Footer có thêm vào một TextBox đặt tên là sohocsinh, với thuộc tính Control Source là =Count([HOCSINHID]) để cho biết tổng học sinh trong danh sách.

Chuyển sang chế đố Datasheet View, chỉ hiện thị các cột như hình (các cột khác ẩn đi), trong đó cột Tên được thiết lập sắp xếp tăng dần.

Quay trở lại FormHocSinhDS, kéo HocSinhLop vào – đặt tên HOCSINH, thiết lập thuộc tính để liên kết với LOP

  • Link Master Fields : Lop
  • Link Child Fields : LOPID

Kéo thêm vào một TextBox hiện thị số học sinh của lớp, với thuộc tính Control Source : =[HOCSINH].[Form]![sohocsinh]

Kết quả chạy sẽ như sau:

Tiếp theo thực hiện tác vụ, nếu bấm kép vào Họ của một học sinh nào đó, thì sẽ hiện thị hộp thoạt soạn thảo chi tiết cho học sinh đó.

Chọn nguồn cấp là bảng HocSinh, bấm tạo Form đặt tên là HocSinhChiTiet như sau:

Quay trở lại chế độ Design View của HocSinhLop, tại Ho bắt sự kiện On Dbl Click, với nội dung VBA như sau:

Private Sub Ho_DblClick(Cancel As Integer)
   DoCmd.OpenForm "HocSinhChitet", , , "HOCSINHID = " & Me![HOCSINHID].Value
End Sub
'Mở Form HocSinhChitet, lọc HOCSINHID =  Me![HOCSINHID]
'Me![HOCSINHID] là giá trị hiện tại trên FormHocSinhDS

Bạn đang xem bài viết tại: https://bostonenglish.edu.vn/

Các thuộc tính của Form trong Access (Form Properties) trong Access

Chọn thẻ Design => Property Sheet 

Khi cửa sổ Property Sheet xuất hiện, Access thường sẽ mặc định là “Detail” nên nếu bạn muốn tạo Form, chọn “Form”.

Bạn đang xem bài viết tại: https://bostonenglish.edu.vn/

Các thuộc tính của Form | Tạo Form trong Access

Sau khi nhấn Form, bạn sẽ thấy ngay các thuộc tính nào được dùng trong Form.

Bạn đang xem bài viết tại: https://bostonenglish.edu.vn/

Các thuộc tính của Form | Tạo Form trong Access

Lưu ý: Hãy luôn chú ý trong quá trình chỉnh sửa nội dung form và các trường. Tất cả các thay đổi dù là nhỏ nhất đều có thể thực hiện ở cửa sổ Property Sheet. Do có quá nhiều tùy chọn nên rất khó để bạn có thể nhớ được là mình đã thay đổi phần nào của form.

Xem thêm: Hướng dẫn cách tạo câu truy vấn tham số trong Access 2016

Bạn đang xem bài viết tại: https://bostonenglish.edu.vn/

Thuộc tính Record Source (Record Source Property) trong Access

Thuộc tính Record Source (Nguồn ghi) sẽ thiết lập các nguồn dữ liệu cho form của bạn.

Ví dụ, nếu bạn muốn tạo một form để nhập dữ liệu cho bảng “Sản phẩm” dưới đây, bạn sẽ phải chỉ rõ bảng “Sản phẩm” này là một nguồn ghi. Nghĩa là, nếu bạn thêm 1 nguồn ghi mới trong form của bạn thì Access sẽ chèn thêm 1 bản ghi trong bảng “Sản phẩm”, nếu bạn thay đổi bản ghi trong form của bạn thì dữ liệu trong bảng “Sản phẩm” cũng sẽ thay đổi theo.

Record Source | Tạo Form trong Access

Thuộc tính Record Source có thể được đặt thành tên bảngtên truy vấn hay câu lệnh SQL bằng cách bạn nhấn dấu (…) ngay bên phải thuộc tính Record Source.

Thuộc tính chú thích (Caption Property) trong Access

Thuộc tính Caption dùng để đặt nhãn cho form của bạn.

Thuộc tính Caption | Tạo Form trong Access

Ví dụ, mình muốn đặt Caption là “Thêm/Chỉnh sửa sản phẩm”, nghĩa là “Thêm/Chỉnh sửa sản phẩm” chính là thanh tiêu đề form của bạn:

Thuộc tính Caption | Tạo Form trong Access

Thanh tiêu đề form thể hiện giá trị mà ta đã đặt trong thuộc tính chú thích.

Thuộc tính Default View trong Access

Thuộc tính tiếp theo mà mình giới thiệu đến các bạn trong Access đó là Default View (Thiết lập dạng hiển thị của form). Trong mục này, bạn sẽ thấy một danh sách thả xuống gồm 6 dạng của form:

  1. Single Form
  2. Continuous Forms
  3. Datasheet
  4. PivotTable
  5. PivotChart
  6. Split Form

Thuộc tính Default View | Tạo Form trong Access

Single Form: hiển thị 1 record tại 1 thời điểm

Ví dụ mình có 1 mẫu form hiển thị 1 record từ bảng “Sản phẩm”. Phía cuối form là thanh chọn bản ghi (Record Selectors). Bộ này cho phép bạn điều hướng từ 1 record này đến 1 record khác. Như ví dụ dưới đây là bạn có thể thấy có đến 77 records trong form này.

Single Form | Cách tạo Form trong Access

Xem thêm: Hướng dẫn cách IMPORT dữ liệu ACCESS vào EXCEL chi tiết nhất

Continuous Forms: hiển thị các record liên tiếp nhau

Thanh cuộn ngay bên phải giúp bạn lướt qua các record. Ở cuối phía cuối form, bạn vẫn có thể thấy được thanh chọn record (gồm 77 record).

Continuous Form | Cách tạo Form trong Access

Datasheet: Hiển thị dữ liệu dạng bảng

Trong dạng xem này, bạn có thể thay đổi kích thước hoặc thậm chí sắp xếp lại vị trí các cột bằng cách highlight hoặc di chuyển các cột sang vị trí khác.

Datasheet | Cách tạo Form trong Access

Bạn vẫn có thể dùng thanh cuộn để lướt qua và xem được toàn bộ bản ghi.

Split Form: Phân chia các Record

Dạng này sẽ cho bạn 2 cái nhìn tổng quan về dữ liệu như sau:

  • Phần trên cùng của form sẽ hiển thị ở chế độ xem Datasheet View của các record
  • Phần dưới cùng sẽ hiển thị 1 record tại 1 thời điểm (như Single Form).

Hai điểm trên đã được đồng bộ hóa nên khi bạn chọn một trường nào đó trong form của bạn thì Access sẽ cho ra trường tương ứng. Dạng này cung cấp cho bạn tất cả các chức năng của Datasheet cũng như Single Form.

Split Form | Cách tạo Form trong Access

Các bước thực hiện và thiết lập ở trên được thực hiện trên Access 2010, nhưng bạn có thể thực hiện tương tự trên các phiên bản Access khác.

Ngoài Access, các chương trình khác của Microsoft Office cũng vô cùng quan trọng và cần thiết, đặc biệt là Excel. Excel là chương trình có ứng dụng phổ biến nhất và hữu ích với đa số công việc.

Bostonenglish.edu.vn cũng giúp giải đáp những vấn đề sau đây:

  • Report trong Access là gì
  • Query trong Access là gì
  • Trường trong Access la gì
  • Cách tạo form trong Access
  • Field trong Access la gì
  • Cách tạo form trong Access 2016
  • Cách tạo Form Wizard trong Access
  • Cách tạo Form trong Access 2010
See more articles in the category: Wiki

Leave a Reply