Hướng dẫn về tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp theo Thông tư 200

Thông tư số 200/2014/TT-BTC  được ban hành ngày 22/12/2014, bắt đầu có hiệu lực từ 01/01/2015. Thông tư này hướng dẫn kế toán áp dụng cho những doanh nghiệp lớn. Đây là thông tư được thay thế cho Quyết định 15/2006.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp,được quy định tại điều 92 Thông tư 200:

tài khoản 642

tài khoản 642

I. KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN TÀI KHOẢN 642 – CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

1. Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN) là những chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để phục vụ cho công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp, ảnh hưởng đến lợi nhuận và số thuế TNDN phải nộp.

Vì vậy, CPQLDN cần phải được theo dõi đúng nhằm giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và tính toán chính xác lợi nhuận.

2. Nguyên tắc kế toán tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Tài khoản 642 phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp, bao gồm:

  • Các khoản phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp như tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN;
  • Chi phí vật liệu dùng cho văn phòng như văn phòng phẩm, CCDC…;
  • Chi phí khấu trừ tài sản cố định (TSCĐ) dùng cho quản lý doanh nghiệp;
  • Các loại thuế và phí như: tiền thuê đất, thuế môn bài…;
  • Các khoản lập dự phòng nợ phải thu khó đòi;
  • Dịch vụ mua ngoài (tiền điện, nước, điện thoại, fax, chi phí trả cho nhà thầu phụ, bảo hiểm tài sản, cháy nổ…);
  • Chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, công tác phí của nhân viên, hội nghị khách hàng…).

Những chi phí quản lý doanh nghiệp có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo chế độ kế toán nhưng lại không được coi là chi phí khi tính thuế TNDN thì chỉ được điều chỉnh trong tờ khai quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp mà không được ghi giảm chi phí kế toán.

Ngoài những tài khoản chi tiết cấp 2 đã được mở theo quy định, tùy theo nhu cầu quản lý mà doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 để phản ánh các nội dung chi phí.

Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ tài khoản 911 – Xác định kết quả kinh doanh.

Nguyên tắc kế toán

a) Tài khoản này dùng để phản ánh các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,…); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý doanh nghiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi; dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ…); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng…) .

b) Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

c) Tài khoản 642 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định. Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, tài khoản 642 có thể được mở thêm các tài khoản cấp 2 để phản ánh các nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý ở doanh nghiệp. Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 642

Bên Nợ:

  • Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ;
  • Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);

Bên Có:

  • Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp;
  • Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết);
  • Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
See also  Hướng dẫn lập Sổ chi tiết các tài khoản theo Thông tư 133 trên Excel | Bostonenglish.edu.vn

Tài khoản 642 không có số dư cuối kỳ.

Tài khoản cấp 2:

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp, có 8 tài khoản cấp 2:

Dù đã có phần mềm, nhưng kỹ năng Excel vẫn cực kỳ quan trọng với kế toán, bạn đã vững Excel chưa? Hãy để tôi giúp bạn, đăng ký khoá học Excel:

Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.

Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm… vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ,… (giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT).

Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT).

Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,…

Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,… và các khoản phí, lệ phí khác.

Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,… (không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ.

Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,…

Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu

1. Tiền lương, tiền công, phụ cấp và các khoản khác phải trả cho nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, các khoản hỗ trợ khác (như bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện…) của nhân viên quản lý doanh nghiệp,  kếtoán ghi như sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6421)

Có các TK 334, 338.

2. Giá trị vật liệu xuất dùng, hoặc mua vào sử dụng ngay cho quản lý doanh nghiệp như: xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của doanh nghiệp,…, kếtoán ghi như sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6422)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu được khấu trừ)

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có các TK 111, 112, 242, 331,…

3. Trị giá dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng hoặc mua sử dụng ngay không qua kho cho bộ phận quản lý được tính trực tiếp một lần vào chi phí quản lý doanh nghiệp, kếtoán ghi như sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6423)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 153 – Công cụ. dụng cụ

Có các TK 111, 112, 331,…

4. Trích khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý chung của doanh nghiệp, như: Nhà cửa, vật kiến trúc, kho tàng, thiết bị truyền dẫn,…, kếtoán ghi như sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6424)

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ.

5. Thuế môn bài, tiền thuê đất,… phải nộp Nhà nước, kếtoán ghi như sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)

Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.

6. Lệ phí giao thông, lệ phí qua cầu, phà phải nộp, kếtoán ghi như sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6425)

Có các TK 111, 112,…

7. Kế toán dự phòng các khoản phải thu khó đòi khi lập Báo cáo tài chính:

See also  Crc Là Gì - Nghĩa Của Từ Crc Trong Tiếng Việt | Bostonenglish.edu.vn

– Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này lớn hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán trích lập bổ sung phần chênh lệch, kếtoán ghi như sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)

Có TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293).

– Trường hợp số dự phòng phải thu khó đòi phải trích lập kỳ này nhỏ hơn số đã trích lập từ kỳ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch, kếtoán ghi như sau:

Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426).

– Việc xác định thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khó đòi phải trích lập dự phòng được căn cứ vào thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua, bán ban đầu, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên.

– Doanh nghiệp trích lập dự phòng đối với khoản cho vay, ký cược, ký quỹ, tạm ứng… được quyền nhận lại tương tự như đối với các khoản phải thu theo quy định của pháp luật.

8. Khi trích lập dự phòng phải trả về chi phí tái cơ cấu doanh nghiệp, dự phòng phải trả cần lập cho hợp đồng có rủi ro lớn và dự phòng phải trả khác (trừ dự phòng phải trả về bảo hành sản phẩm, hàng hóa, công trình xây dựng), kếtoán ghi như sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 352 – Dự phòng phải trả.

Trường hợp số dự phòng phải trả cần lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải trả đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, kếtoán ghi như sau:

Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Bạn đang xem bài viết tại: https://bostonenglish.edu.vn/

9. Tiền điện thoại, điện, nước mua ngoài phải trả, chi phí sửa chữa TSCĐ một lần với giá trị nhỏ, kếtoán ghi như sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6427)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 331, 335,…

10. Đối với chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho quản lý

a) Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:

– Khi trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí bán hàng, kếtoán ghi như sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 335 – Chi phí phải trả (nếu việc sửa chữa đã thực hiện trong kỳ nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn).

Có TK 352 – Dự phòng phải trả (Nếu đơn vị trích trước chi phí sửa chữa cho TSCĐ theo yêu cầu kỹ thuật phải bảo dưỡng, duy tu định kỳ)

– Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ thực tế phát sinh, kếtoán ghi như sau:

Nợ các TK 335, 352

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có các TK 331, 241, 111, 112, 152,…

b) Trường hợp chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến bộ phận quản lý trong nhiều kỳ, định kỳ kế toán tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp từng phần chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh, kết oán ghi như sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 242 – Chi phí trả trước.

Bạn đang xem bài viết tại: https://bostonenglish.edu.vn/

11. Chi phí phát sinh về hội nghị, tiếp khách, chi cho lao động nữ, chi cho nghiên cứu, đào tạo, chi nộp phí tham gia hiệp hội và chi phí quản lý khác, kết oán ghi như sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6428)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu được khấu trừ thuế)

Có các TK 111, 112, 331,…

12. Thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ phải tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp, kết oán ghi như sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332).

13. Đối với sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ sử dụng cho mục đích quản lý, kếtoán ghi như sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có các TK 155, 156 (chi phí sản xuất sản phẩm hoặc giá vốn hàng hoá).

Nếu phải kê khai thuế GTGT cho sản phẩm, hàng hoá tiêu dùng nội bộ (giá trị kê khai thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế), kếtoán ghi như sau:

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp.

14. Khi phát sinh các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, kếtoán ghi như sau:

Nợ các TK 111, 112,…

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

15. Đối với các doanh nghiệp 100% vốn nhà nước khi chuyển thành công ty cổ phần, kế toán xử lý các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định giá trị doanh nghiệp như sau:

See also  Đề thi học kì 2 lớp 7 môn Toán trường THCS Xuân Đỉnh, Hà Nội năm 2019 - 2020 - Đề thi Toán lớp 7 học kì 2 năm 2020 | Bostonenglish.edu.vn

a) Đối với các khoản nợ phải thu đã có đủ căn cứ chứng minh theo quy định là không có khả năng thu hồi được, kế toán căn cứ các chứng từ có liên quan như quyết định xoá nợ, quyết định xử lý trách nhiệm tổ chức, cá nhân phải bồi thường, kếtoán ghi như sau:

Nợ các TK 111, 112, 331, 334 (phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường)

Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293)(Phần đã lập dự phòng)

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần được tính vào chi phí)

Có các TK 131, 138,…

b) Đối với các khoản phải thu quá hạn được bán cho Công ty Mua bán nợ của doanh nghiệp theo giá thoả thuận, tuỳ từng trường hợp thực tế, kế toán ghi nhận như sau:

+ Trường hợp khoản phải thu quá hạn chưa được lập dự phòng phải thu khó đòi, kếtoán ghi như sau:

Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thoả thuận)

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần tổn thất còn lại)

Có các TK 131, 138,…

Bạn đang xem bài viết tại: https://bostonenglish.edu.vn/

+ Trường hợp khoản phải thu khó đòi đã được lập dự phòng nhưng số dự phòng không đủ bù đắp tổn thất, khi bán nợ phải thu thì số tổn thất còn lại được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, kếtoán ghi như sau:

Nợ các TK 111, 112 (theo giá bán thoả thuận)

Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (phần đã trích lập dự phòng cho các khoản nợ quá hạn này)

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (phần tổn thất còn lại)

Có các TK 131, 138…

– Đối với các khoản bị xuất toán, chi biếu tặng, chi cho người lao động đã nghỉ mất việc, thôi việc trước thời điểm quyết định cổ phần hoá doanh nghiệp và được cơ quan quyết định giá trị doanh nghiệp xử lý như khoản phải thu không có khả năng thu hồi, kếtoán ghi như sau:

Nợ các TK 111, 112, 334 (phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường)

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi.

16. Kế toán phân bổ khoản lợi thế kinh doanh phát sinh từ việc cổ phần hóa, Lợi thế kinh doanh phát sinh khi cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước được phản ánh trên TK 242 – Chi phí trả trước và phân bổ dần tối đa không quá 3 năm, kếtoán ghi như sau:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 242 – Chi phí trả trước.

17. Cuối kỳ kế toán, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp tính vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh trong kỳ, kếtoán ghi như sau:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Bạn đang xem bài viết tại: https://bostonenglish.edu.vn/

CÂU HỎI THƯỜNG GẶP VỀ TÀI KHOẢN 642 – CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

Câu hỏi: Vào dịch lễ Tết Nguyên Đán, công ty chúng tôi mua 9 phần quà trị giá 5.000.000 đồng/phần để tặng cho các quản lý của công ty, thuế GTGT 10%, đã chuyển khoản thanh toán. Vậy chi phí mua quà tặng đó của chúng tôi có được xem là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN hay không, hạch toán trên sổ sách như thế nào và có phải xuất hóa đơn hay không?

➤ Căn cứ theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, đối với chi phí mua quà tặng của công ty nếu có hóa đơn chứng từ đầy đủ hợp pháp theo quy định pháp luật và thanh toán chuyển khoản thì sẽ được chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

➤ Hạch toán trên sổ sách như sau:

>> Nếu mua về tặng ngay:

Nợ TK 6428 : 45.000.000 (9 x 5.000.000)

Nợ TK 1331 : 4.500.000 (45.000.000 x 10%)

Có TK 331 : 49.500.000

Nợ TK 6428 : 4.500.000

Có TK 33311 : 4.500.000

Nợ TK 331 : 49.500.000

Có TK 1121 : 49.500.000

>> Nếu mua về nhập kho, sau đó mới xuất kho để tặng:

Nợ TK 156 : 45.000.000 (9 x 5.000.000)

Nợ TK 1331 : 4.500.000 (45.000.000 x 10%)

Có TK 331 : 49.500.000

Nợ TK 331 : 49.500.000

Có TK 1121 : 49.500.000

Nợ TK 6428 : 49.500.000

Có TK 156 : 45.000.000 (9 x 5.000.000)

Có TK 33311 : 4.500.000 (45.000.000 x 10%)

➤ Theo Khoản 1, Điều 4, Nghị Định 123/2020/NĐ-CP, phải lập hóa đơn kể cả khi biếu tặng quà cho nhân viên. Vì vậy, công ty bạn phải xuất hóa đơn đối với phần quà đã tặng cho nhân viên.

Chúc các bạn học tốt cùng Bostonenglish!

Bostonenglish.edu.vn cũng giúp giải đáp những vấn đề sau đây:

  • Tài khoản 641
  • Tài khoản 642 theo Thông tư 133
  • Tài khoản 642 theo Thông tư 200
  • Tài khoản 642 la gì
  • Tài khoản 6421
  • Sơ đồ chữ T tài khoản 642
  • Tài khoản 6428
  • 6427 là tài khoản 
See more articles in the category: Wiki

Leave a Reply